E-Procurement: ecco tutti i Reali Vantaggi e Benefici!
Sempre più frequentemente in ProcOut, in particolare in questo periodo in cui ci troviamo al fianco del nostro Zycus a proporre una piattaforma evoluta di e-Procurement a nuovi e di solito grandi clienti, ci vengono spesso poste delle domande che ci fanno capire che c’è ancora una scarsa informazione su quali siano effettivamente tutti i vantaggi e benefici nell’utilizzo di una suite di e-Procurement. Abbiamo quindi deciso di fare un elenco quanto più esaustivo possibile di tali grandi vantaggi e benefici.
Premessa
Un adeguato sistema di e-Procurement avrà molti vantaggi e benefici: di tipo transazionale, di gestione delle informazioni, di conformità, nella gestione dei pagamenti che vanno ben oltre il semplice risparmio di processo e costi.
Ma ecco qui di seguito l’elenco dettagliato di tali vantaggi e benefici
Transazionali
I benefici transazionali di un sistema di e-Procurement sono tra i più evidenti: razionalizzazione dei processi, riduzione dei costi di processo, e un migliore controllo dei pagamenti.
Processo di Razionalizzazione
Automatizzando la maggior parte del processo, con un sistema e-Procurement si riduce considerevolmente il tempo necessario per effettuare un Ordine di Acquisto ed elaborare la fattura risultante per il pagamento, liberando personale per attività più strategiche ed a maggiore valore aggiunto. Alcuni studi dimostrano che chi opera in ambito Acquisti, spesso trascorre un terzo del suo tempo solo per la revisione e l’elaborazione di richieste d’acquisto cartacee. Quindi, con l’automazione del lavoro di ufficio si semplifica notevolmente il processo riducendo le attività a scarso valore aggiunto.
Riduzione dei costi di processo
Riducendo notevolmente la quantità di manodopera necessaria per processare, piazzare e pagare un ordine, un sistema di e-Procurement fornirà all’organizzazione con un notevole risparmio economico.
Si potrebbe inizialmente pensare che i costi connessi con l’e-Procurement siano minimi rispetto ad altri costi, e che eventuali risparmi associati con l’implementazione di un sistema di e-Procurement potrebbero in effetti essere trascurabili, ma se si considerano le varie fasi legate ad un ciclo di acquisto: creazione di una Richiesta di Acquisto, identificazione di una rosa di fornitori, emissione di Richiesta d’Offerta, valutazione/confronto delle offerte, emissione di Contratto/Ordine di Acquisto ed infine legare l’ordine alla relativa fattura per poi pianificare un pagamento, i costi naturalmente si sommano… vediamo un po’ di numeri:
Secondo studi eseguiti negli USA i costi amministrativi per ogni ordine di acquisto emesso variano da circa €100 a €250 (fonte Gartner Group, 2001), mentre il costo tramite un sistema efficace di e-Procurement a regime scenderebbe a circa €30, equivalente ad una riduzione anche di circa l’85%. Tali costi sono imputabili al personale, uffici, costi telefonici, inefficienze nel sistema degli ordini/magazzino, costi di non conformità, costi di management delle forniture, e altro.
I sistemi di e-Procurement permettono miglioramenti di prestazioni aziendali anche sul fronte dei Supply Cycle time (tempi di attraversamento del ciclo di Procurement) e dei costi di magazzino (conseguentemente): secondo studi condotti da Aberdeen Group su un gruppo di grandi aziende che hanno implementato l’e-Procurement, da una media di 7,3 giorni richiesta dal ciclo tradizionale/manuale di Procurement, si è passati a circa 2 giorni; i costi di magazzino hanno avuto una riduzione compresa tra il 25 ed il 50%.
Infine molte stime evidenziano che il costo di elaborazione di una fattura in un’organizzazione media è di oltre € 100 e il risparmio associato all’uso di un sistema di e-Procurement varia dal 70% al 90% per fattura.
Migliore Cash Management
Automatizzando il pagamento, nonché il relativo processo, un sistema di e-Procurement consente a un’organizzazione di scegliere quando sia più opportuno e conveniente pagare. Ciò è particolarmente importante se un fornitore propone di applicare uno sconto per un pagamento anticipato. Invece, con una maggiore visibilità dello stato della fattura e del cash flow, potrà essere l’acquirente a proporre pro attivamente al fornitore uno sconto a fronte di un pagamento anticipato in modo che entrambe le parti ne possano trarre beneficio.
Conformità
I vantaggi di conformità di un sistema di e-Procurement vanno però ben al di là di una semplice standardizzazione ma: aiutano il processo approvativo, riducono gli Acquisti Maverick ed in molti casi riducono la possibilità delle frodi.
Processi Standardizzati
Un sistema di e-Procurement standardizza i processi in tutta l’organizzazione. Questo porta automaticamente la conformità ad un livello superiore dal momento che tutti coloro che acquistano dovranno seguire lo stesso processo attraverso lo stesso sistema.
Approvazioni automatizzate della spesa
Un buon sistema di e-Procurement non permetterà coloro che gestiscono il processo di acquisto di aggirare le approvazioni necessarie in quanto tutte le richieste di Acquisto, nel momento della loro creazione, arriveranno automaticamente ed in tempo reale agli approvatori competenti.
Riduzione degli Acquisti Maverick
Tra i grandi vantaggi di conformità di un sistema di e-Procurement c’è quello di impedire gli Acquisti Maverick (sono quegli acquisti che avvengono infrangendo le regole stabilite dalle procedure aziendali e bypassando i processi di Procurement definiti o più semplicemente dagli acquisti effettuati all’interno di un’organizzazione che non sono in conformità con le condizioni contrattuali negoziate).
Ma come? Forzando tutti coloro che acquistano ad utilizzare il sistema e quindi gestendo tutte richieste di acquisto attraverso i canali appropriati. Considerando che alcuni sondaggi hanno rilevato che, in alcune organizzazioni, oltre il 25% delle spese indirette sono fuori contratto/ordine, da solo questo vantaggio potrebbe quasi giustificare l’acquisizione di un sistema di e-Procurement.
La Riduzione delle Frodi
Un sistema di e-Procurement potrà includere anche la gestione delle Spese di Viaggio semplicemente integrandosi con il sistema aziendale che gestisce le Spese di Viaggio. Questo permetterà di applicare le necessarie autorizzazioni allo scopo prevenire frodi e abusi. La realtà è che, senza controlli, è più probabile che si possano generare operazioni discutibili o addirittura fraudolente soprattutto in una grande organizzazione.
Gestione dell’informazione
Anche i vantaggi di gestione delle informazioni di un sistema di e-Procurement sono abbastanza consistenti. Tali vantaggi sono legati a più rapide risoluzione di interrogazioni sostenute da potenti funzionalità di ricerca, ad una collaborazione online, alla risoluzione delle controversie online, al miglioramento della qualità dei dati di contabilità permette di effettuare pagamenti tempestivi senza errori.
Miglioramento della qualità nella gestione dei pagamenti
Un sistema di e-Procurement completo che centralizza gli ordini di acquisto, le entrate merci, le fatture e le registrazioni di pagamento aumenta in modo esponenziale la qualità, l’accuratezza, la completezza dei pagamenti e della gestione delle fatture. Considerando che dati non corretti portano di solito a decisioni sbagliate, diventa molto prezioso poter ridurre in modo significativo la quantità di dati non validi nei sistemi aziendali. Ciò consente una migliore modalità e pianificazione dei pagamenti con la possibilità di evidenziare pagamenti effettuati per errore in eccesso e con conseguente riduzione delle frodi.
Vantaggi del pagamento elettronico
Il vantaggio più evidente di un sistema di e-Procurement è di pagamento elettronico, che dovrebbe includere il supporto P-card (Purchasing Card), il controllo elettronico e il trasferimento elettronico di fondi.
Aumento della corrispondenza contratto-fattura-pagamento
Un sistema automatizzato che memorizza tutti gli ordini di acquisto, le entrate merci e le informazioni relative al contratto aumenta notevolmente la possibilità che una fattura possa essere abbinata dal primo momento, assicurando una corretta riconciliazione e il relativo pagamento.
Aumento della spesa tenuta sotto controllo
Ovviamente, più è la spesa che viene gestita attraverso il sistema di e-Procurement, tanta più spesa viene gestita in maniera completa (end-to-end), dalla fase di Sourcing all’approvvigionamento fino a tornare al Sourcing, ciò offre il massimo valore ad una organizzazione, dal momento che ogni euro di spesa viene gestito in modo corretto e tenuto sotto controllo.
Alta visibilità delle prestazioni del fornitore
Più grande è la spesa gestita attraverso il sistema di e-Procurement, più visibilità un’organizzazione ha sulle prestazioni del fornitore dalla consegna, alla fatturazione ed alla collaborazione.
Controllo dell’aumento del numero dei fornitori
Senza una buona visibilità degli acquisti e dei dati di spesa, una organizzazione non può rendersi conto con quanti fornitori sta avendo rapporti di business. Di solito, il numero di fornitori con i quali una organizzazione ha rapporti è in realtà molto più alto rispetto al numero dei fornitori che una organizzazione senza una buona visibilità ritiene di avere.
Tale buona visibilità consente a un’organizzazione di razionalizzare e consolidare la propria spesa con un giusto numero di fornitori e permetterà a chi deve operare negli acquisti di sapere se l’organizzazione ha già rapporti con un fornitore che possa fornire un bene o servizio necessario. Dover gestire un numero di fornitori esagerato rispetto alle effettive esigenze di acquisto non fa altro che aumentare la complessità dei costi legati alla elaborazione delle fatture, alla effettuazione dei pagamenti ed al mantenimento di tutti i dati dei fornitori rilevanti nei diversi sistemi aziendali. Naturalmente è sconsigliabile una razionalizzazione che porta ad avere singoli fornitori per le varie categorie di spesa ma è altresì sconsigliabile avere un elevato numero di fornitori per singola categoria di spesa di beni e servizi.
Riduzione dei costi di magazzino
e-Procurement vuol dire anche cicli di approvvigionamento ridotti che a loro volta comportano il vantaggio di un migliore controllo dei cicli di inventario e costi di inventario dal momento che un acquirente non avrà bisogno di stimare la domanda con largo anticipo.
Supply Collaboration
Un sistema di e-Procurement con un buon portale fornitori, può migliorare notevolmente la collaborazione tra un acquirente e un fornitore, soprattutto se un tale sistema permette al compratore e fornitore di interagire on-line in tempo reale!
Evoluzione Culturale
L’implementazione di un sistema di e-Procurement in tutta l’organizzazione porterà ad una evoluzione culturale. A condizione che l’approccio al sistema sia graduale e con una corretta implementazione, solo così il cambiamento culturale sarà una evoluzione positiva nella diffusione delle migliori pratiche di gestione degli acquisti in tutta l’organizzazione.